שעוני נוכחות הם מזמן לא רק כניסה ויציאה. הנה 4 דוגמאות איך הארגון יכול להרוויח מכך יותר.
ניהול עובדים לא מסתיים רק בידיעה מתי העובד נכנס לעבודה ומתי יצא.
במהלך יום העבודה ישנם לא מעט פתרונות לניהול ובקרת כניסה לעובדים שלך, שיאפשרו לך כמנהל לייצר רווחיות ויעילות בארגון גם בפעילות הנעשית במשרד וגם בנקודות שונות בשטח.
ואם כבר, אז ארגונים מובילים מיישמים נוכחות לא רק על העובדים שלהם אלא גם על קבלני המשנה/ פרילנסרים/ נותני שירותים ושם החיסכון לארגון הוא בסדרי גודל.
דוגמא 1: ניהול משימות ופרויקטים
חברות רבות מחפשות פתרונות דיגיטליים שיאפשרו להם לנהל את הפרויקטים והמשימות בארגון בצורה מבוקרת שתיתן להן תמונת מצב בכל רגע נתון:
- מי עבד בכל משימה או פרויקט,
- כמה שעות בוצעו בכל פרויקט
- בדיקה מול תמחור וכדאיות בסוף הפרויקט לעומת התמחור שנקבע
- ניהול שוטף ובקרה /התראות על התקציב וחריגה בהיקף השעות עלויות
החברה מתמחה בפתרונות ומאפשרת מגוון כלים כגון:
- דיווח על משימה באפליקציית שעון נוכחות מתוך רשימת בחירה (clcok2go )/או בכל מכשיר מסוג אחר
- דיווח יציאה סוגר אוטומטית את המשימה שנפתחה בכניסה
- מניעת דיווח חופף על אותה משימה באותם שעות ללקוחות שונים
- ניהול תקציב למשימה וקביעת תעריפים .
דוגמא 2 - TRACK2GO ניהול נוכחות משולב איכון עובדי שטח על גבי המפה
- אם אתם מנהלים עובדי שטח, אתם לא חייבים להסתפק רק במתן פתרון לדיווח נוכחות עם הגעה או סיום עבודה.
- איכון עובדי שטח במהלך היום על גבי תצוגה במפה מאפשר לך לנהל את זמינות העובדים אל מול הלקוחות ולשפר גם את רמת השירות והביצוע וגם לייעל את הוצאות וזמני הנסיעה.
- אילו לקוחות העובד ביקר( נקודות בעלי עניין)
- ניהול און ליין על גבי המפה מאפשר בקרה של מיקום העובדים והתנהלותם בשטח.
- האפליקציה מאפשרת גם מדידות מרחק לטובת התחשבנות של הוצאות נסיעה הנותן ערך מוסף וראש שקט לעובד ולמעסיק.
דוגמא 3 - מניעת חריגים בדיווחים לעומת תכנון
- סידור עבודה או קביעת תקן מייצרים את התכנון אליו נעשית ההשואה של דיווחים בפועל
- התראות על חריגה מהתכנון / חיתוך החריגה או אישורה מייצר כלי בקרה
- אכיפת אזורי עבודה בדיווח אינה מאפשרת לדווח מחוץ לאזור שהגדרת - סעיף זה בממוצע חוסך 15-20 דק ביום לעובד לעומת מצב של אי אכיפה.
- חריגה מחוקי עבודה - מייצרת התראות בכדי להימנע מתביעות עובדים ו/או תשלום מיותר על שעות נוספות.
- חוסרים בדיווח - המערכת מתריע ומייצרת מנגנון למנוע חוסרים, עליהם נדרשים המנהלים בארגון בסוף החודש להשקיע הרבה זמן בכדי להשלים וזה עולה כפול( אי דיוקים בדיווח + במונחי יעילות ועבודה ידנית).
דוגמא 4 – ניהול קבלני משנה ויועצים בצורה דיגיטלית - אין יותר דוחות בדיעבד!!!
עד היום תמיד חשבנו על העובדים נוכחות ושכר. המהפכה קוראת מזה כ 3 שנים - מספר גדל של ארגונים מובילים החל בניהול דיגיטלי של נוכחות ותפוקות קבלני המשנה
אין יותר דיווחים בדיעבד, או דוחות ידניים לא ברורים שאותם נדרש להקליד ולאשר –העולם הופך לדיגיטלי, בזמן אמת ,מבוסס מיקום ומייצר שקיפות.
- נותן השירותים / יועץ מדווח החברה צופה ומבקרת מבלי לשנות או להקים תשתית מיוחדת.
- ניתן גם להוציא פרופורמה לחשבונית כמה לשלם ליועץ על פי הכללים שהוגדרו עם המעסיק - (המהפכה המלאה עד גובה החשבונית החלה בעיריית תל אביב עם מערך ניהול תקציבי האבטחה בעיר)
- חברות קד"מ, מכירות, ניקיון, אבטחה, ייעוץ פיננסי או אחר יידרשו בשנת 2018 ואילך לעמוד בסטנדרטים אחרים ושקופים.
הכותב הנו מנכ"ל החברה שמתמחה בפתרונות רבים בתחום לאלפי לקוחות ומבוסס על ניסיון נצבר ודוגמאות רבות.
כל ארגון חייב להגן על המערכות שלו לכן אנו להמליץ על שירותי מחשוב ענן לעסקים.