המדריך למערכת ניהול ספקים עבור יועצים ופרילנסרים

מעסיקים יועצים או פרילנסרים בארגון? המדריך המלא - איך עושים את זה נכון:

הוחלט לגייס יועץ לארגון – איך מתחילים?

לקלוט אותו למערכות הארגון זה תמיד מסובך ולוקח זמן, אז אתם מתפשרים על סיכומים בעל פה, במיילים או אפילו בפתקים. אז איך אתם יודעים שהעבודה מתבצעת? כמה כסף הוצאתם על כל פרויקט והאם באמת הייתם צריכים לשלם כל כך הרבה?

כל יועץ בטוח עובד עם מכשיר חכם נכון? למה שלא יוריד אפליקציה?

אפליקציית שעון נוכחות היא אידיאלית לעובדים שאינם בהכרח עובדים במקום אחד קבוע או מדווחים רק כניסה ויציאה לעבודה. אפליקציית שעון נוכחות היא כזו המתאימה את עצמה לסגנונות עבודה שונים:

עובדי שטח, עובדים שנפגשים עם לקוחות ברחבי הארץ, עובדים שמנהלים פרויקטים וכאלו שהמשימות עליהם הם עובדים משפיעים על הוצאות הארגון ועל התשלום והשכר של עובדים אלו.

מה מאפיין יועצים ופרלינסרים?

• אלו לרוב יהיו עובדים זמניים לארגון שאינם נקלטים בצורה המסורתית במערכות הארגון ומשאבי האנוש
• אלו עובדים אשר משתכרים לרוב לפי שעה ושעת הייעוץ הינה גבוה משמעותית משכר שעתי של עובד שכיר חודשי או שעתי
• מדובר בעובדים אשר מגיעים לארגון לטובת פרויקט מסוים, אשר הארגון מקדיש עבורו תקציב ייעודי. הצלחת הפרויקט תלויה בהצלחת היועץ ובעמידה ביעדים שהוצבו מבחינת לוחות זמנים ועלויות.
• פרויקטים הדורשים יעוץ חיצוני הם לרוב מורכבים ובנויים מתוכנית עבודה ומשימות שונות המצריכות מעקב של כל משימה בנפרד.
• יחסי הארגון מול היועץ אינם זהים ליחסי עובד ומעביד ומדובר בהסכם בין שני צדדים המסכמים ומתאמים ציפיות שבסופם, הארגון ירצה לראות סיכום ברור של תוצאות הפרויקט ואילו היועץ ירצה לראות סיכום ברור של חשבונית ותשלום עבור עבודתו

אפליקציית שעון נוכחות clock2go היא היחידה בשוק שמספקת מערכת ניהול ספקים

מערכת clock2go בענן היא ידידותית ונגישה ביותר למשתמש באופן בו הקמת העובד לוקחת מספר שניות בודדות והורדת האפליקציה וההרשמה אפילו פחות!

המערכת מסוגלת להתממשק לכל תוכנת שכר או מערכת ארגונית אחרת (לאחר 15 שנים של עבודה, צברה המערכת ניסיון עם מירב המערכות הקיימות ורוב הממשקים כבר קיימים ומוכרים)

האפליקציה מודדת שעות עבודה באופן דיגיטלי ואון ליין בקלות רבה המאפשרת למדוד את שעות העבודה בדיוק רב ולא באופן ידני ומעוגל. כאשר עלות שעת עבודה ליועץ מגיעה ל 200 ₪ לדוגמא – חוסר דיוק בשעות שווה הרבה מאוד כסף במצטבר!

ניהול משימות ופרוייקטים הוא לא דבר קל. רבים הארגונים והיועצים שרצים להתחיל לעבוד ולא תמיד זוכרים שגם צריך לעצור, לנהל ולבקר את מצב הפרויקט וקצב התקדמותו. לרוב היועץ לא יעשה זאת עבורך וגיוס מנהל פרויקט משמע הוצאות נוספות.

כאשר היועץ, במקביל לדיווחי השעות מדווח בלחיצת כפתור אחת גם על הפעולה הפרויקט או המשימה שעליה הוא עובד – כך הארגון מקבל ערך מוסף ובנוסף לדוח שעות עבודה – אפשר בקלות להוציא דוח שעות לפי משימה או פרויקט שהמערכת מבצעת באופן אוטומטי לצורך יעילות הפרויקט (ROI)

כמובן, שכאשר התקציב של כל פרויקט ומשימה רשום באופן ברור באפליקציה ובמערכת ומחשב את הקצב בהתאם לשעות בפועל - כך כולם מסונכרנים על אותו הקצב ומתכנסים לעמידה בפרויקט!

ולבסוף כשזה מגיע לכסף – חשוב שהכול יהיה ברור

לאחר שכל הנתונים מוזנים למערכת ניהול ספקים, כולל התעריפים, השעות, התאריכים והמשימות – כך בלחיצת כפתור ניתן להוציא דוח מסכם המהווה פירוט חשבונית לתשלום.

כאשר המנכ"ל או המנהל המאשר את התשלום – מקבל פירוט אמין ומדויק של ההוצאה – כך ניתן לקבל הסברים, משמעויות ולקחים להמשך עבודה עם היועץ או לקחים לפרויקט הבא.

אתם כבר משקיעים כסף, זמן ומשאבים נוספים כאשר אתם עובדים עם יועצים ופרילנסרים אז אין הגיון להתפשר בכלי לניהול נכון – ההוצאה על ניהול דיגיטלי כפי שהבאנו לפניכם מכאן, מחזיר את עצמו כבר בשעות הראשונות של הפרויקט! כן, זהו נתון מוכח מעבודה רבת שנים עם יועצים בארגונים החל מארגונים קטנים עד ליועצים במשרדי ממשלה שניהלו את מערכת ניהול הספקים דרך מערכת clock2go.