כיצד OK2GO עזרו רבות לעיריית ת"א?
כיצד הצליחה עיריית תל אביב ליצוק סדר במערך האבטחה המורכב ברחבי העיר?
עריית תל אביב הובילה מהפכה דיגיטלית בכל נושא ניהול תקציבי האבטחה, הבקרה והדיווח בעיר. איך היא עשתה את זה כשהיא מעסיקה ברשות כמה וכמה חברות אבטחה לטובת פעילות האבטחה השונות ומגוונות בכל רחבי העיר? מה עושים ולמי פונים כשיש צורך באבטחת מוסדות רגישים בעיר כגון מוסדות החינוך, מתקני העיריה ,מרכזי בילוי, אירועי ספורט ותרבות ועוד שקורים כל הזמן ובהיקף גדול? אופי העיר תל אביב מכתיב קצב אירועים מהיר ותקציב אבטחה גדול שמורכב מהרבה סעיפים. עיריית תל אביב קיבלה פתרון מלא לכך, רוצים לדעת איך? בשביל זה נועד המאמר הבא.
לרכז את כל דיווח שעות העבודה תחת קורת גג אחת:
מערכת הביטחון של העיריה מנהלת אבטחה שוטפת למוסדות השונים ,מנהלת מעקב ובקרה על דיווח השעות המתקבל מחברות האבטחה והפקת דוח לתשלום ע"ס נתונים אלו. העיריה חיפשה פתרון לאתגרים שנוצרו בניהול תקציב שעות העבודה בפעילויות האבטחה השונות:
בעבר-
- מערכות מיושנות ולא מתואמות. העיריה פעלה עם מערכות חלקן מיושנות בהם מקלידים ידנית את המידע המתקבל מחברות האבטחה ,ללא מערכת שמרכזת ומחברת בין מערך דיווח מתקדם לתשלום.
- שימוש במספר מערכות יצר קושי: מערכות מוגבלות ללא יכולת לבצע בהם פעולות אוטומטיות התוכנות ישנות ולא נוחות לעבודה וישנו קושי בעדכון מערכות אלו .
- עבודה עם כמה מערכות דיווח מקשה על ניהול בסיס נתונים מרכזי אחיד. בעירייה מתנהלים הדיווחים במערכת go2ok במוס"ח ובחלק מהמקומות עדייו מערכות אחרות. לדוגמא חברות האבטחה מביאות דוחות נוכחות ממערכות נוספות שלהם כגון שומרית ובה הנתונים לא תמיד זהים ואין יכולת אמיתית לבקר את השעות האלו.
- התאמה לסעיפי תקציב עירוניים. העיריה מנהלת את התשלומים בתקציב עירוני המערכת משייכת את המוסדות לסעיפים התקציבים לצורך בקרה וניהול התקציב.
- קושי רב בניהול מעקב אחר מילוי זכויות מועסקים, קנסות, מענקים, מחלות וכו'. הרשות אחראית לוודא שלא נפגעות זכויות העובדים ומשולמים להם באופן תקין על פי חוק. מעבר לכך העיריה מחלקת פרסי מצוינות לעובדים ,מתנות לחג וימי מחלה משולמים לחברות האבטחה .כל זה נוהל ידנית ללא יכולת מעקב.
- בסוף החודש היה קושי לסגור את החשבון והיו מצבים בהם ההתחשבנות לקחה זמן רב, תוך וויכוחים מיותרים, ולעיתים נוצרו עיכובים של חודשים, שנבעו מהתהליך הידני ואי-ההתאמות ברישומים.
לאחר מספר פגישות וניסיונות עם חברות אחרות לקבלת פתרונות שלמים לאתגרים אלו, פנתה העירייה ל-go2ok. היתרון של חברת go2ok הוא ניסיון של שנים רבות בניהול שעות האבטחה של מוסדות החינוך ברחבי הארץ במסגרת מכרז חשכ"ל, לרבות בעיריית תל אביב. הניסיון הזה אפשר להם לצבור מענה לבעיות רבות המיוחדות לתחום ספציפי זה. הרבה בזכות אמצעים דיגיטליים מבוססי מיקום שהחברה מפעילה. go2ok הציעה )ומציעה( פתרונות טכנולוגיים ודיגיטליים מצוינים באיסוף ועיבוד נתוני נוכחות, כגון אפליקצית שעון נוכחות מבוססת מיקום עם פונקציות לניהול פרויקטים ומשימות, חיוג סלולארי מבוסס מיקום, מערכת ניהול אינטרנטית נוחה מאוד לשימוש והפקת דוחות לניהול תקציבים וחשבונות (שחסכו הרבה זמן וטרחה)המטרה שעמדה לנגד עיני העירייה
המטרה הייתה לאחד 2 מערכות שעובדות היום בעירייה למערכת משותפת: אחת שדרכה מתבצע ניהול התקציבים היום, הזמנות אירועי אבטחה והתחשבנות מול חברות האבטחה ושנייה – מערכת שעון נוכחות go2clock שמתבצעת היום רק במוס"ח. קב"טי העיריה כבר עובדים ומיומנים היום במערכת שעון הנוכחות go2clock מכירים ויודעים לתפעל את המערכת והתשתית של מערך האבטחה של עירית תל אביב כמו של שאר הרשויות בארץ כבר מוכן וקיים על מנת לקחת אותו לצעד הבא.
הצעד הבא היה פיתוח מערכת עירונית חשבונאית שמתרגמת את השעות הקיימות לכסף.
הזמנה והקמה של תשתית התקנים ותעריפים – דיווח ובקרה, כולל קנסות—הוצאת סה"כ לחיוב ממערכת BI מתקדמת וגמישה שתחולל את הדוחות. שרשרת אחת שמבוצעת במקום אחד ומקנה שליטה ומייעלת תהליכים רבים.
הוקמה בסיוע של עריית תל אביב ובהתאם לדרישותיה על בסיס מערכת הדיווח הקיימת והמוכרת. להגדיר לכל חברת אבטחה פרמטרים רבים: לעירייה היה צורך אקוטי לסווג ולהגדיר את סוגי האבטחה, ולייצר תקנים גמישים כולל פיצול שעות לעמדה, מחיר לשעה על פי תנאי המכרז, כמו גם מימוש צד של קנסות שמוביל לקיזוז שעות מהתשלום הסופי מצד אחד ואת התקבולים המתקבלים מצד שני. המערכת מאפשרת שליטה ובקרה של ההוצאות מצד אחד והתקבולים מצד שני. כמו כן, בסוף כל חודש מופק חשבון מסכם, על פיו מוציאה חברת אבטחה חשבונית לתשלום. הכול מנוהל תחת סעיף תקציבי."מצאנו ב-go2ok פרטנר גמיש ונוח לעבוד מולו ולקדם את יעדנו ואנו שמחים על כך...." חנן מנהל מחלקת הביטחון בעירית תל אביב יפו.