כמה שווה לך כמעסיק חוסר של דיווח שעה בנוכחות העובד
מחקר שבוצע לאחרונה בקרב 150 חברות המנהלות דיווחי נוכחות של עובדים מראה כי 28% מהדיווחים בכרטיסי העובדים הם דיווחים ידניים שהושלמו ע"י העובד או המעסיק.
נמצא כי כל חברה מפסידה בממוצע על עובד בעקבות השלמות ידניות כ400 - 1000 ₪ בחודש!
הוצאות שכר הן ההוצאות המשמעותיות בכל ארגון המעסיק עובדים. ניהול של השעות מצריך בקרה נכונה – החל מווידוא שכל העובדים דיווחו גם כניסה וגם יציאה בכל יום עבודה ועד לשעות נוספות והכנה לשכר.
איסוף המידע יכול לקחת בין יומיים עד שלושה ימים והוא יוצר תהליך מסורבל, ארוך ומייגע של עבודה ידנית, הקלדה ללא טעויות ואישורים של העובדים והמנהלים.
נמצא כי כל חברה בממוצע מפסידה על עובד בין 5.5 ל 11 שעות במצטבר בחודש בעקבות השלמות ידניות.
לפי שכר ממוצע של 50 שח לשעה מדובר בסכום של בין 250-550 ₪ לעובד)
במחקר שבוצע בקרב 150 חברות נמצא כי 28% מהדיווחים של עובדי העסק בחודש בממוצע הם דיווחים שהושלמו באופן ידני. נמצא כי רוב החברות שסובלות מחוסרי דיווח הן מתחומי האחזקה, אבטחה ובנייה.
נמצא כי בממוצע יש 9 חוסרי דיווח לעובד בחודש. כאשר חוסר הוא – חוסר בכניסה, חוסר ביציאה, או גם וגם.
יותר מכך – סך השעות ביום לעובד שבו בוצעה השלמה ידנית הוא גדול בממוצע מסך השעות ביום לעובד כאשר הוא מדווח בזמן אמת.
כלומר – כאשר אתה משלים לעובד שעת כניסה או יציאה – אתה בעצם מעגל את שעת האמת, מה שגורם לך כמעביד לשלם לעובד על יותר דקות ממה שהוא עבד בפועל.
נמצא כי כל חברה בממוצע מפסידה על עובד בין 5.5 ל 11 שעות במצטבר בחודש בעקבות השלמות ידניות.
כמה כסף זה יוצא?
השכר השעתי הממוצע לעובד הוא 50 ₪ כך שעל כל עובד מפסידה החברה בממוצע בין 250 ₪ ל550 ₪. חברה המעסיקה 10 עובדים מפסידה מניהול שגוי של נוכחות העובדים קרוב ל4000 ₪ בחודש!
ולמה לא עושים עם זה כלום?
התשובה נעוצה בוודאי במחשבה "זה כולה 2 דקות" או "הוא בטח יצא ב17:00" או "יותר קל לרשום כבר 08:00".
אבל 2 או 3 דקות ביום כפול 25 ימי עבודה בממוצע כפול מספר העובדים בחברה כפול עלות שעת עובד למעביד – כבר מתחילים לעשות את החשבון בראש? כי סביר להניח שהמזכירה שלכם או מנהל העבודה שמשלים את השעות לא טורחים לחשוב על כך.
אז מה הפתרון?
שמואל מדר, מנכ"ל חברת ok2go שמציעה טכנולוגיות שעוני נוכחות מתקדמות מסביר:
"דיווח של העובדים בזמן אמת גם יחסוך דקות שלמות שאתה, כבעל עסק, משלם לחינם. וגם יחסוך שעות עבודה של מנהלים היושבים שעות ולפעמים ימים על מערכת הנוכחות בכדי לעדכן שעות"
בחברת ok2go כבר הבינו שהמערכת צריכה לעבוד אצל הלקוח ולא להיפך והחליטה לקדם בשנתיים האחרונות
מגוון פתרונות וכלים אוטומטיים שייתנו מענה לצרכים שעולים בכל ארגון המעסיק עובדים:
התראות במייל / SMS המאפשרות לבעל העסק לשלוח SMS לעובדים על תזכורת לדווח כניסה או יציאה
גם בעל העסק ומנהלי העבודה יכולים לקבל SMS או מייל על כל דיווח כניסה או יציאה שבוצעה בחברה או במחלקה או לקבל תזכורת אילו עובדים לא דיווחו עד שעת הכניסה או היציאה הנדרשת
רוב המנהלים בחברות היום מסונכרנים למייל העסקי בסמארטפון ולכן תזמון אוטומטי של מגוון דוחות בבוקר או בסיום היום יכול לתת לכל מנהל בהתאמה אישית מידע יעיל על מצב השעות
למי שאין מייל בטלפון ועובד בשטח? אפליקציית מנהלים מתקדמת שמאפשרת לראות און ליין מי דיווח במהלך היום ולמי עדיין חסר דיווח
ניהול אזורי עבודה על המפות מאפשר להגדיר את הרדיוס של מקום העבודה או את רדיוס איזור הבית של העובד.
בOk2go מאפשרים באופן מתקדם להגביל את העובד לדווח רק מאיזור העבודה או לחילופין מכל מקום חוץ מאיזור הבית.
כך יכול בעל העסק לחסוך דקות שלומות הנוצרות מהפער בין שעת ההדפסה לשעת תחילת העבודה בפועל.
"ניהול נכון של שעות העובדה אכן מצריך השקעה וזמן מצד הלקוח – פיקוח, בקרה, הטמעה וחינוך.
מה שחשוב הוא ראשית, לדעת לבחור את הכלים הנכונים והאוטומטיים ביותר שעושים לנו את עבודת הפיקוח והבקרה ושנית, היכולת להתאים את הכלי הנכון לצרכיו האישיים והעסקיים של כל עסק בניהול ובקרת העובדים."
"היתרון שלנו בשוק" מוסיף מדר, "הוא הניסיון שלו עם מגוון לקוחות רב על אופי פעילות שונה.
ממשרד עורכי דין עם עשרות עובדים, לחברת הובלות, דיילים וסדרנים עם מאות עובדים ועד לאלפי יועצים ורופאים במשרדי הממשלה.
נפגשנו במשך 15 שנה עם אלפי לקוחות בעלי צרכים שונים זה מזה ולכל אחד התאמנו פתרונות שהצטברו לכדי סל פתרונות מקיף וגמיש לכל לקוח"
ההשקעה במערכת ניהול ובקרה משתלמת לטווח הארוך ומתבטאת בהוצאות השכר ובהכנסות החברה – המספרים מדברים בעד עצמם.