סיפור על לקוח שמנהל עשרות אלפי שעות של מאות עובדים בחודש - מומלץ לקרוא כיצד הוא עשה זאת:
יועצת (השם שמור במערכת) של אחת מחברות ההפצה והקמעונאות הגדולות שמעסיקה מאות סדרני מדף בפריסה ארצית, שהובילה את השינוי הארגוני והטמעתו, מתארת את מצב הוצאות השכר לפני שהוכנסה מערכת דיווח ובקרת נוכחות של חברת ok2go.
"חישוב ידני אינו יכול לעקוב או לבקר על שמירת תיקני עבודה ועבודה בהתאם לסידור מראש או בהתאם לשעות הפרודוקטיביות. עד לפני שנתיים היינו מחשבים את שעות העבודה של הדיילות באופן ידני.
תהליך השינוי וההטמעה בארגון אינו פשוט ועליכם לקחת בחשבון בין חודשיים לשלושה חודשי הטמעה.
נדרשת נחישות וגיבוי של מנכ"ל ובעלים להוביל שינוי שכזה.
חברת ok2go מאפשרת גמישות בהרבה מובנים, הן באמצעי הדיווח השונים כגון אפליקציה, חיוג סלולארי או דיווח משלוחת הטלפון בחנות והן באמצעות בקרת המיקום ומערכת און ליין.
בשילוב מספר התאמות ופיתוחים שנעשו, העברנו ארגון שלם, שמעסיק עובדים במאות סניפים, לדיווח דיגיטלי, סידור עבודה ממוחשב וניהול שעות פרודוקטיביות.
למעבר למערכת שעון נוכחות דיגיטלית ובפרט זו של ok2go יש משמעות כפולה:
מצד אחד יש לך יכולת ניהול ובקרה להבין האם דיילת עובדת בהתאם לתקן ובהתאם לשעות המכר בחנות ובנוסף ניתן לחשב את שכרה לא בהתאם לתקן היסוד שלה אלא בהתאם לשעות העבודה בפועל.
גם תשלומי חופשות /מחלות וחגים ניתן לחשב לפי ממוצעים אמיתיים של שעות העבודה ולא לפי תקני היסוד.
אלפי שעות עבודה מבוקרות ומנהלות ושכר העובדים קטן בהתאמה.
כידוע שכר העובדים הוא ההוצאה הגדולה ביותר של כל ארגון כאשר אלפי שעות מנוהלות ומבוקרות מטבע הדברים גם השכר מבוקר ומשולם בהתאמה.
כמובן, בל נשכח שגם המכר יעלה כי נוכחות הדיילות תהייה בהתאם לשעות המכר ולא בהתאם לרצון הדיילת."
מעבר זה חסך עשרות אלפי שעות בחודש ותשלום השכר ירד בכ 20-25 אחוז מבלי להקטין את התפוקה. הניהול הדיגיטלי עם אכיפה ובקרה של מנהלי האזור ובקרה מערכתית יצר שינוי ויכולת מדידה אמיתית של אחת מההוצאות הגדולות בארגון - שעות העבודה .
זאת מזמן לא מערכת נוכחות בלבד, זאת מערכת שמסייעת למדוד תפוקות (פיריון) לשלוט בהוצאות ולבצע בקרה מול התכנון. האפשרויות באפליקציית ok2go הם מגוונות ורבות, החל מיכולת מנהלים לצפות ולנהל בזמן אמת את הצוות דרך הנייד, הרשאות שונות למנהלים שונים, היכולת להתממשק לחילן ,כך שהכול עובר בצורה אוטומטית ודיגיטלית לשכר ועוד מגוון התראות באימייל ובסמס שמסייעים להגיב לאירועי השטח.
שמואל מדר מנכ"ל ok2go מציין: "אין אפליקציה בשוק עם גמישות ויכולות רבות ברמה שאנו מספקים ללקוחותינו, החל מרמה של לאכוף אזור עבודה בדיווח ועד להגדיר איזה רמת דיוק מיקום רוצים. האפליקציה גמישה ויכולה לאפשר מגוון כפתורי דיווח, דוחות, התראות,אפשרות להשלים חוסרים, לאשר דיווחים מהנייד. לסרוק ברקוד, לצלם תמונה של המדף בחנות ועוד. העולם עובר לנייד ואנו שוקדים על פיתוחים מתקדמים נוספים שיוצגו בקרוב. המוטו שלנו בפיתוחים הוא להקל על הארגון כך שבסוף החודש יהיו אפס חוסרים במערכת והמידע יידחף למנהל בארגון באופן אוטומטי".