כיצד הצליחה עיריית תל אביב-יפו ליצוק סדר במערך האבטחה המורכב ברחבי העיר.
עיריית תל אביב-יפו הובילה מהפכה דיגיטלית בכל נושא ניהול תקציבי האבטחה, הבקרה והדיווח בעיר.
איך היא הובילה את המהפך כשהיא מעסיקה ברשות כמה וכמה חברות אבטחה לטובת פעילויות האבטחה השונות ומגוונות בכל רחבי העיר?
אופי העיר תל אביב-יפו מכתיב קצב אירועים מהיר ותקציב אבטחה גדול שמורכב מהרבה סעיפים.
עיריית תל אביב-יפו קיבלה פתרון מלא לכך. רוצים לדעת איך? בשביל זה נועד המאמר הבא.
לרכז את כל דיווח שעות העבודה תחת מערכת אחת:
מערכת הביטחון של העירייה מנהלת אבטחה שוטפת למוסדות השונים ,מעקב ובקרה על דיווח השעות המתקבל מחברות האבטחה ובסיום התהליך הפקת דוח לתשלום ע"ס נתונים אלו. העירייה הבינה שהיא אינה יכולה להישען על העבר וחיפשה פתרון לאתגרים שנוצרו בניהול תקציב שעות העבודה בפעילויות האבטחה השונות:
בעבר:
- מערכות מהדור הישן שאינן מסונכרנות למערכת הדיווח. העירייה פעלה עם מערכות חלקן מהדור הישן בהן מקלידים ידנית את המידע המתקבל מחברות האבטחה ,ללא מערכת שמרכזת ומחברת בין מערך דיווח מתקדם לתשלום.
- שימוש במספר מערכות יצר קושי: כמו כן מערכות אלו היו מוגבלות ללא יכולת לבצע בהם פעולות אוטומטיות, אינן מותאמות ונוחות לאופי העבודה נוחות והן קשות לתחזוקה.
- שקיפות דרישה לבסיס נתונים אחיד בעבודה עם כמה מערכות. בעירייה מתנהלים הדיווחים במערכת Ok2go במוס"ח (אבטחת מוסדות חינוך) ובחלק מהמקומות עדייו מערכות אחרות. לדוגמא חברות האבטחה מביאות דוחות ממערכות נוספות שלהן ובהן הנתונים לא תמיד זהים ואין יכולת אמיתית לבקר את השעות האלו.
- התאמה לסעיפי תקציב עירוניים. העירייה מנהלת את התשלומים בתקציב עירוני המערכת משייכת את המוסדות לסעיפים התקציבים לצורך בקרה וניהול התקציב.
- קושי רב בניהול מעקב אחר מילוי זכויות מועסקים, קנסות, מענקים, מחלות וכו'. הרשות אחראית לוודא שלא נפגעות זכויות העובדים ומשולמים להם באופן תקין על פי חוק. מעבר לכך העיריה מחלקת פרסי מצוינות לעובדים ,מתנות לחג וימי מחלה משולמים לחברות האבטחה .כל זה נוהל ידנית ללא יכולת מעקב.
- בסוף החודש היה קושי לסגור את החשבון והיו מצבים בהם ההתחשבנות לקחה זמן רב, תוך וויכוחים מיותרים ולא מעט כאבי ראש, ולעיתים נוצרו עיכובים של חודשים, שנבעו מהתהליך הידני ואי-ההתאמות ברישומים.
לאחר מספר פגישות וניסיונות עם חברות שונות לקבלת פתרונות שלמים לאתגרים אלו, החליטה העירייה להסתייע בחברת ok2go.
היתרון של חברת Ok2go הוא ניסיון של שנים רבות בניהול שעות האבטחה של מוסדות החינוך ברחבי הארץ במסגרת מכרז חשכ"ל, לרבות בעיריית תל אביב-יפו.
הניסיון הזה, וגמישות המערכת, אפשר לחברה לצבור מענה לבעיות רבות המיוחדות לתחום ספציפי זה. הרבה בזכות אמצעים דיגיטליים מבוססי מיקום שהחברה מפעילה.
Ok2go הציעה (ומציעה) פתרונות טכנולוגיים דיגיטליים מצוינים באיסוף ועיבוד נתוני נוכחות, כגון:
- אפליקציית שעון נוכחות מבוססת מיקום עם פונקציות לניהול פרויקטים ומשימות
- חיוג סלולארי מבוסס מיקום (*006 יחודי בכל הרשתות המובילות)
- מערכת ניהול אינטרנטית נוחה מאוד לשימוש והפקת דוחות לניהול תקציבים וחשבונות (שחסכו הרבה זמן וטרחה).
המטרה שעמדה לנגד עיני העירייה
המטרה היתה לאחד 2 מערכות שעובדות היום בעירייה למערכת משותפת:
אחת שדרכה מתבצע ניהול התקציב במודולים שדרכם יבוצעו הזמנות אירועי אבטחה והתחשבנות מול חברות האבטחה באמצעות תהליך דיגיטלי שייעל ויקצר את זמני הפקת החשבון בסוף החודש
שנייה – הרחבת מערכת שעון נוכחות clock2go שמתבצעת היום במוס"ח.
קב"טי העיריה כבר עובדים ומיומנים היום במערכת שעון הנוכחות clock2go מכירים ויודעים לתפעל את המערכת והתשתית של מערך האבטחה של עירית תל אביב כמו של שאר הרשויות בארץ כבר מוכן וקיים על מנת לקחת אותו לצעד הבא .
הזמנה והקמה של תשתית התקנים ותעריפים – דיווח ובקרה, כולל קנסות—הוצאת סה"כ לחיוב ממערכת BI מתקדמת וגמישה שתחולל את הדוחות.
שרשרת אחת שמבוצעת במקום אחד ומקנה שליטה ומייעלת תהליכים רבים הוקמה בסיוע של עריית תל אביב-יפו ובהתאם לדרישותיה על בסיס מערכת הדיווח הקיימת והמוכרת.
להגדיר לכל חברת אבטחה פרמטרים רבים:
לעירייה היה צורך אקוטי לסווג ולהגדיר את סוגי האבטחה, ולייצר תקנים גמישים כולל פיצול שעות לעמדה, מחיר לשעה על פי תנאי המכרז.
כמו גם מימוש צד של קנסות שמוביל לקיזוז שעות מהתשלום הסופי מצד אחד ואת התקבולים המתקבלים מצד שני.
כמו כן, בסוף כל חודש מופק חשבון מסכם, על פיו מוציאה חברת אבטחה חשבונית לתשלום. הכול מנוהל תחת סעיף תקציבי.
חנן פרץ סגן מנהל אגף ומנהל מחלקת הביטחון בעירית תל אביב-יפו, מעדכן על השינוי האסטרטגי מהזווית של
העירייה:
"תהליך הטמעת המערכת לקח מספר חודשים קצר ובמהלכה הוטמעה המערכת והתהליכים ,כצפוי, עלו גם צרכים חדשים שעלו תוך כדי עבודה .אנו מתכנסים להוציא חשבונית כבר בתחילת החודש. התהליך משפר, מייעל ומייצר שקיפות ואמינות במערך מקצה לקצה. מה שמאפשר לנו שליטה ובקרה גם על התקציב וגם התפעול השוטף משלב ההזמנה ( תקן) ,דרך הדיווח ,הבקרה ועד החשבונית. אנו צופים שתהליך זה גם יחסוך לנו כסף רב בתקציב וניצול מיטבי של התקציב"
שמואל מדר, מנכ"ל Ok2go, מציין כי החברה נענתה לאתגר למימוש הפרויקט שיש בו הרבה היגיון וערך.
"זאת מערכת שהיא מזמן לא רק נוכחות אלא מספקת הרבה מעבר לכך. נרתמנו למהלך ואני ,אישית, חושב שמדובר במהפכה אמתית שניתן להרחיבה למגוון סוגי נותני שירותים מלבד אבטחה כמו ניקיון, יועצים, פרילנסרים ועוד. אנו מאמינים ופועלים לכך שבקרוב יישום זה יוטמע בכל הרשויות .עיריית ירושלים הצטרפה למהלך ופועלת בימים אלו להטמעתו"
בימים אלו אנו מבצעים מספר שדרוגים והתאמות גם לצרכים של חברות האבטחה ודרישות נוספות של העירייה כחלק מהתפתחות המערכת.