5 טעויות נפוצות בניהול נוכחות עובדים ואיך להימנע מהן

ניהול נוכחות עובדים משפיע ישירות על תהליך חישוב השכר, על יכולת הבקרה של מנהלים ועל ההתנהלות השוטפת של העסק. כאשר דיווחי הכניסה והיציאה אינם מסודרים, גם טעות קטנה שחוזרת על עצמה עלולה להפוך לעבודה מיותרת עבור מנהלים, מחלקת משאבי האנוש וחשבות השכר.

שימוש נכון במערכת שעון נוכחות יכול לסייע לרכז את הנתונים במקום אחד, ליצור תהליך דיווח אחיד ולתת לעסק תמונה ברורה יותר של שעות העבודה בפועל. עם זאת, עצם השימוש במערכת אינו מספיק. חשוב גם להגדיר נכון את אופן הדיווח ולהתאים אותו לאופי העבודה בארגון.

הנה חמש טעויות נפוצות בניהול נוכחות עובדים שכדאי לזהות ולתקן.

1. הסתמכות על דיווח ידני של שעות העבודה

אחת הטעויות הנפוצות היא להמשיך לנהל שעות עבודה באמצעות הודעות, גיליונות, רישומים ידניים או דיווחים שנמסרים רק בסוף החודש.

כאשר עובד צריך לזכור בדיעבד באיזו שעה התחיל לעבוד, מתי סיים ומתי יצא להפסקה, הסיכוי לחוסר דיוק גדל. לא בהכרח משום שהעובד מדווח בצורה לא נכונה בכוונה, אלא פשוט משום שקשה לזכור בצורה מדויקת את פרטי יום העבודה לאחר שעבר זמן.

גם עבור המנהל מדובר בשיטה שדורשת לא מעט עבודה. צריך לאסוף נתונים ממספר מקורות, לבדוק חוסרים, לפנות לעובדים לצורך השלמות ולוודא שהמידע מוכן בזמן להעברה לגורם שמטפל בשכר.

שעון נוכחות מאפשר להפוך את הדיווח לפעולה שמתבצעת בזמן אמת או בסמוך לתחילת העבודה ולסיומה. במקום לבנות מחדש את יום העבודה בסוף החודש, הנתונים נאספים במהלך העבודה עצמה.

הדבר חשוב במיוחד בעסקים עם מספר גדול של עובדים, משמרות משתנות או פעילות במספר מוקדים.

2. שימוש בשיטת דיווח שלא מתאימה לאופי העבודה

לא כל העובדים עובדים באותו מקום ולא כל עסק זקוק לאותה שיטת דיווח.

שעון המותקן בכניסה למשרד יכול להתאים לעסק שבו כל העובדים מגיעים מדי יום לאותו אתר. לעומת זאת, הוא פחות מתאים לחברה שמעסיקה טכנאים, אנשי שירות, צוותי שטח או עובדים שמתחילים את יום העבודה ישירות אצל לקוחות.

כאשר שיטת הדיווח אינה מתאימה למציאות, מתחילות להיווצר חריגות. עובדים מתקשרים למנהל כדי שיזין עבורם שעות, שולחים הודעות לאחר תחילת העבודה או מנסים להשלים דיווחים מאוחר יותר.

לכן לפני שבוחרים מערכת נוכחות, כדאי להבין כיצד העובדים באמת עובדים. בעסק שבו יש שילוב בין משרד לשטח, לדוגמה, ניתן לשקול פתרון של שעון נוכחות שמאפשר לעסק לבחור את צורת הדיווח בהתאם לצרכים שלו.

כאשר חלק משמעותי מהצוות עובד מחוץ למשרד, שעון נוכחות אפליקציה יכול להיות רלוונטי יותר משום שהוא מאפשר לבצע את פעולת הדיווח באמצעות הטלפון, בהתאם להגדרות המערכת והארגון.

OK2GO מציעה בין היתר אפשרות לדיווח באמצעות אפליקציה המבוססת על מיקום, לצד פתרונות דיווח נוספים לעובדי משרד ולעובדי שטח.

3. מתייחסים לשעון הנוכחות רק ככלי לכניסה ויציאה

כאשר חושבים על שעון נוכחות, קל לחשוב רק על שתי פעולות: כניסה בתחילת היום ויציאה בסופו.

בפועל, ניהול נוכחות בארגון עשוי לכלול הרבה יותר מכך. בהתאם לאופי העסק, מנהלים עשויים להזדקק למידע על הפסקות, משמרות, חריגות, שעות עבודה, פעילות במקומות שונים או דיווחים הקשורים למשימות.

לכן כדאי להסתכל על מערכת הנוכחות כחלק מתהליך ניהולי רחב יותר ולא רק כתחליף לכרטיס העובד הישן.

לדוגמה, אם מנהל מקבל את דיווחי העובדים אבל עדיין צריך לעבור ידנית על עשרות רשומות כדי להבין מי חרג משעות העבודה או היכן חסר דיווח, חלק משמעותי מהעבודה נשאר ידני.

מערכת נוכחות שמתאימה לצורכי הארגון יכולה לסייע לרכז את המידע ולהפוך אותו לנוח יותר לבקרה.

במערכת של OK2GO קיימות יכולות הקשורות לניהול שעות עבודה, דיווחי נוכחות, אזורי עבודה וסטטוסים שונים בהתאם להגדרות הארגון. המטרה אינה לאסוף כמה שיותר מידע, אלא לוודא שהמידע שהעסק באמת צריך זמין בצורה מסודרת וברורה.

4. לא מגדירים מראש כללי דיווח ברורים לעובדים

גם מערכת מתקדמת לא תפתור בעיות נוכחות אם העובדים אינם יודעים מתי וכיצד הם אמורים לדווח.

למשל, מה עושים כאשר עובד שכח לדווח כניסה? כיצד מדווחים על הפסקה? האם עובד שטח מדווח כשהוא יוצא מהבית או כשהוא מגיע לאתר העבודה? למי פונים במקרה של טעות? כאשר אין תשובות ברורות לשאלות האלה, כל עובד עלול לפעול בצורה מעט שונה. התוצאה היא נתונים שקשה להשוות ביניהם והרבה תיקונים ידניים.

עם הטמעת שעון נוכחות כדאי להגדיר נוהל פשוט שכל העובדים יכולים להבין. הנוהל צריך להסביר באילו מצבים מדווחים, באיזה אמצעי משתמשים ומה עושים כאשר מתרחשת טעות. חשוב גם שהמערכת תתאים לשגרת העבודה ולא להפך. אם תהליך הדיווח מסורבל מדי, העובדים יתקשו להתמיד בו לאורך זמן.

הדרכה קצרה בזמן ההטמעה יכולה לחסוך בהמשך הרבה שאלות, תיקונים וחוסרים.

5. מחכים לסוף החודש כדי לבדוק את דיווחי הנוכחות

טעות נוספת היא לבדוק את הנתונים רק כאשר מגיע הזמן להכין את השכר. במצב כזה, מנהל עלול לגלות בבת אחת שעובד שכח מספר דיווחים, שיש ימים עם שעות חריגות או שחסרים נתונים מתקופה שכבר קשה לשחזר. ככל שעובר יותר זמן, קשה יותר להבין מה באמת קרה ביום מסוים. ניהול יעיל יותר מבוסס על בקרה שוטפת. אין צורך לעבור כל יום באופן ידני על כל עובד, אך כדאי שמנהלים יוכלו לזהות חריגות וחוסרים לפני שהם מצטברים.

מערכת שמציגה את נתוני הנוכחות באופן שוטף מאפשרת לטפל בבעיה כאשר היא עדיין טרייה.

לדוגמה, אם מתגלה שחסר דיווח מאותו יום, הרבה יותר קל לברר אותו מיד מאשר לנסות להבין שלושה שבועות לאחר מכן באיזו שעה העובד הגיע. בפתרונות של OK2GO ניתן לנהל דיווחי נוכחות ולקבל מידע על פעילות העובדים דרך המערכת והאפליקציה בהתאם להרשאות ולהגדרות הארגון.

איך לבחור שעון נוכחות שמתאים לעסק?

בחירה נכונה מתחילה בשאלה פשוטה: איך העובדים שלכם עובדים בפועל?

אם כל הצוות נמצא במשרד אחד, הצרכים יהיו שונים מחברה שמפעילה מספר סניפים או מעסק שבו חלק גדול מהעובדים נמצאים בשטח.

כדאי לבחון כמה נקודות מרכזיות.

מיקום העובדים: האם העובדים מגיעים למקום קבוע או עובדים ממספר אתרים?

אופן הדיווח: האם מתאים לעסק דיווח ממכשיר קבוע, מהמחשב, מהטלפון או באמצעות אפליקציה?

מספר המנהלים: האם מספר מנהלים צריכים לצפות בנתונים של העובדים שתחת אחריותם?

הכנת נתוני השכר: כיצד עוברים נתוני הנוכחות מהמערכת אל תהליך חישוב השכר?

סוגי העובדים: האם בארגון יש עובדי משרד, עובדי שטח או שילוב בין השניים?

רמת הבקרה הנדרשת: האם העסק צריך רק נתוני כניסה ויציאה או גם מידע נוסף הקשור לשעות העבודה?

התשובות לשאלות האלה יעזרו להבין איזה פתרון מתאים יותר לעסק ואילו יכולות באמת נחוצות.

מתי שעון נוכחות באפליקציה יכול להתאים?

פתרון של שעון נוכחות אפליקציה יכול להתאים במיוחד לעסקים שבהם העובדים אינם נמצאים תמיד ליד שעון פיזי.

לדוגמה, צוותי שירות ושטח עשויים להתחיל ולסיים את יום העבודה במקומות שונים. גם ארגון שמפעיל מספר אתרים יכול להעדיף פתרון שמאפשר לעובדים לדווח באמצעות מכשיר שכבר נמצא ברשותם.

אפליקציית Clock2Go של OK2GO מאפשרת דיווחי כניסה ויציאה באמצעות הסמארטפון, וכוללת יכולות הקשורות למיקום ולאזורי עבודה בהתאם להגדרות הארגון.

אפשר לקרוא בהרחבה על אפליקציית שעון נוכחות ולבחון האם צורת דיווח כזו מתאימה למבנה העבודה בעסק.

למה ניהול נוכחות מסודר חשוב גם לעסק קטן?

לעיתים בעלי עסקים קטנים מניחים שמערכת נוכחות הופכת לרלוונטית רק כאשר העסק גדל ומעסיק עשרות או מאות עובדים. בפועל, דווקא בעסק קטן כל תיקון ידני יכול ליפול ישירות על בעל העסק או על מנהל שגם כך מטפל במספר תחומים במקביל. כאשר יש תהליך דיווח קבוע וברור, קל יותר לקבל תמונה מסודרת של שעות העבודה ולצמצם את הצורך לחפש מידע בסוף תקופת השכר. ככל שהעסק גדל, התהליך שכבר הוגדר יכול להמשיך איתו במקום להחליף שיטת עבודה רק לאחר שהניהול הידני הופך לבעיה.

לסיכום

ניהול נוכחות עובדים יעיל אינו מסתכם בהתקנת שעון ליד הדלת. הוא מתחיל בהבנת שגרת העבודה, בבחירת שיטת דיווח מתאימה ובהגדרת כללים ברורים לעובדים ולמנהלים. הטעויות הנפוצות ביותר נוצרות כאשר מסתמכים על דיווח ידני, משתמשים בשיטה שאינה מתאימה לעובדים, בודקים את הנתונים מאוחר מדי או לא מגדירים תהליך אחיד.

בחירה נכונה של שעון נוכחות יכולה לעזור לעסק לרכז את נתוני שעות העבודה ולנהל אותם בצורה מסודרת יותר. כאשר העובדים נמצאים גם מחוץ למשרד, ניתן לבחון גם פתרונות דיגיטליים ואפליקציות דיווח שמתאימים לצורת העבודה שלהם. באתר OK2GO ניתן להכיר את האפשרויות השונות לניהול ודיווח נוכחות ולבחון איזה פתרון מתאים לצרכים של העסק.