6 דברים שכדאי לבדוק במערכת נוכחות בעסק שלך

6 דברים שחשוב לבדוק כשרוכשים תוכנת נוכחות לעסק שלך: 

כל ארגון נדרש לתוכנת נוכחות עובדים על מנת לנהל את שעון הנוכחות בארגון על פי תקנה 24 א לחוק שעות עבודה ומנוחה. אבל החוק, שמחייב רישום דיגיטלי של שעות נוכחות העובדים, הוא לא הסיבה היחידה שבגינה מחפשים היום עסקים את תוכנת הנוכחות האידיאלית עבורם מבין התוכנות הקיימות בשוק.

אז מה חשוב לבדוק כשאתם מחפשים שעון נוכחות?

1. ראשית, חשוב שתוכנת נוכחות תדע לאסוף שעות נוכחות של כל העובדים בארגון - מכל מקום ובכל זמן. 

בין אם אפליקציית שעון נוכחות  המתניידים בשטח ובין אם לעובדים ללא מכשיר חכם הנדרשים לדווח בחיוג סלולארי, ובין אם לעובדים המגיעים למשרד ומחתימים שעונים שונים בכניסה. כדי להימנע מלעבוד עם ספקים שונים - חפשו תוכנה שיודעת להציע לכם דיווח נוכחות משולב - שעוני נוכחות, אפליקציה, חיוג, אינטנרט ומוציאה בסוף החודש דוחות נוכחות מלאים.

2. שנית, העדיפו תוכנת נוכחות בענן על פני התקנה מקומית במשרד - מערכת נוכחות עובדים בענן מאפשרת גמישות, התחברות מרחוק בקלות, השתלטות מרחוק בעת תקלה ועדכונים אוטומטיים של גרסאות שיפור ושדרוג ללא צורך בהתקנה מקומית מחדש

3. שלישית, חפשו תוכנת נוכחות שתדע לעבוד עם תוכנות אחרות. כדי להימנע מעבודה עם מערכות מרובות - חשוב שתוכנת נוכחות איכותית תדע להתממשק עם תוכנות שכר או עיבוד שונות ולהעביר להם את כל המידע המפורט והמלא אותו היא אוספת מהשטח ומהמשרד

4. רביעית, בדקו ושאלו על מגוון הכלים והיכולות של תוכנת הנוכחות שאתם רוצים לרכוש. לכל ארגון יש צרכים נוספים מעבר לדיווח כנסיה ויציאה לעבודה. למשל, ניהול משימות ופרויקטים, החזרי נסיעות, ניהול אזורי עבודה במפה, דוחות, התראות לעובד ולמנהל ועוד. אתם תגלו עם הזמן, שתוכנת נוכחות שנותנת לכם ערך בחסכון על ניהול שעות עבודה - תוכל לתת חסכון גם בפעילויות נוספות הקשורות לניהול המשאבים שלכם.

5. חמישית, העדיפו חברה בעלת נסיון רב במשק - כזו שעובדת עם מגוון רחב של לקוחות - מגדול עד קטן. כך תהיו בטוחים שתוכנת הנוכחות מתאימה ללקוחות עם אופי דומה לשלכם ושאתם בידיים בטוחות. 

6. שישית, ולא פחות חשוב - בדקו תוכנת נוכחות שתתאים גם לעובדים שלכם. בסוף, אם לעובדים לא יהיה פתרון קל וידידותי, יהיה קשה לרתום אותם למהלך ולייצר שגרת עבודה שוטפת ובטוחה לטווח רחוק. 

לכן, חפשו מערכת קלה בענן, אפליקציה שהיא חדשנית וידידותית למשתמש ושעוני נוכחות ביומטרים אמינים ועמידים.

תוכנת נוכחות עובדים היא תוכנה חשובה לעסק - רכישה נכונה שלה יכולה להוביל לחסכון משמעותי לארגון תוך מספר חודשים ולתת לארגון ראש שקט בניהול שעוני הנוכחות. מחזיקים במשרד? השתמשו בטלפון IP למשרד על מנת להקל את התהליכי העבודה.