איך מרכזים את כל דיווחי העובדים במערכת אחת?
כאשר עובדים מדווחים שעות ממספר מקומות, באמצעים שונים ובזמנים שונים, ניהול הנוכחות עלול להפוך במהירות למשימה מורכבת. עובד אחד מדווח מהמשרד, אחר נמצא בשטח, עובד נוסף עובד מהבית ויש גם צוותים שעוברים בין סניפים או אתרי לקוחות. במצב כזה, שימוש בשעון נוכחות לעסק שמרכז את הנתונים במערכת אחת יכול להפוך את תהליך הניהול למסודר וברור יותר. המטרה אינה רק לדעת באיזו שעה העובד נכנס ויצא, אלא ליצור מקור מידע מרכזי שמאפשר למנהלים לעקוב אחר שעות העבודה, לזהות דיווחים חסרים ולהעביר את הנתונים להמשך הטיפול בארגון.
למה דיווחי נוכחות מתפזרים בין כמה מקורות?
בעסקים רבים שיטת הדיווח מתפתחת עם הזמן. בתחילת הדרך ייתכן שמספר העובדים קטן ולכן מנהלים מסתפקים בגיליון, הודעות או דיווח בעל פה. כשהעסק גדל, נוספים עובדים, סניפים, משמרות ואופני עבודה שונים. התוצאה יכולה להיות מצב שבו חלק מהעובדים משתמשים בשעון פיזי, אחרים מדווחים דרך הטלפון ומקרים חריגים מטופלים בהודעות למנהל. כל אחד מהפתרונות האלה יכול לעבוד בפני עצמו, אך כאשר אין מערכת מרכזית שמרכזת את המידע, נוצרת עבודה נוספת. מישהו צריך לאסוף את הנתונים, להשוות בין מקורות, לזהות דיווחים חסרים ולתקן טעויות לפני שהמידע יכול לשמש להכנת השכר. לכן אחד העקרונות החשובים בניהול נוכחות הוא לאו דווקא לחייב את כל העובדים להשתמש בדיוק באותו מכשיר, אלא לוודא שכל הדיווחים מתנקזים למערכת אחת.
מערכת אחת לא חייבת להיות אמצעי דיווח אחד
אחת הטעויות היא לחשוב שריכוז הנתונים מחייב שכל העובדים ידווחו בדיוק באותה דרך.
בפועל, בארגון אחד יכולים להיות כמה סוגי עובדים. עובדי משרד יכולים לדווח באמצעות שעון קבוע. עובדי שטח יכולים להשתמש באפליקציה. עובדים במיקום אחר יכולים להשתמש באמצעי דיווח נוסף שמתאים לסביבת העבודה שלהם. הנקודה החשובה היא שהמידע יגיע לאותה מערכת. לפי OK2GO, ניתן לשלב מספר אמצעי דיווח לעובד, כך שעובד יכול למשל לדווח גם באמצעות שעון נוכחות וגם באמצעות אפליקציה, בהתאם להגדרות הארגון.
הגישה הזו מאפשרת להתאים את אופן הדיווח למציאות של העובדים בלי ליצור כמה מאגרי מידע נפרדים.
מה צריך להיכלל במערכת נוכחות מרכזית?
מערכת נוכחות מרכזית צריכה קודם כל לתת תמונה ברורה של שעות העבודה.
אבל עבור עסקים רבים נדרש מידע נוסף. המערכת יכולה לשמש לצפייה בדיווחי כניסה ויציאה, ניהול שעות עבודה, טיפול בחריגות, חלוקה לפי עובדים או מחלקות וצפייה במידע בהתאם להרשאות. במערכת של OK2GO קיימות אפשרויות לניהול שעות עבודה, קבלת דיווחים בזמן אמת וחיבור למערכות שכר. ככל שהעסק גדול או מורכב יותר, כך חשוב שהמערכת תאפשר למנהל למצוא במהירות את המידע שהוא צריך בלי לעבור על רשימות ארוכות או לאסוף דיווחים ממספר מקורות.
איך מרכזים דיווחים של עובדי משרד ועובדי שטח?
זהו אחד האתגרים הנפוצים בעסקים שמשלבים כמה צורות עבודה. עובד משרד יכול להגיע בכל יום לאותו מקום ולהשתמש ב שעון נוכחות לעסק שנמצא באתר. עובד שטח, לעומת זאת, יכול להתחיל את יום העבודה אצל לקוח, באתר פרויקט או במקום אחר שאינו המשרד. במקרה כזה, דרישה להגיע פיזית לשעון נוכחות אינה מעשית.
אחת האפשרויות היא דיווח באמצעות אפליקציה. Clock2Go של OK2GO מאפשרת דיווח נוכחות באמצעות הסמארטפון, וכוללת אפשרויות המבוססות על מיקום גיאוגרפי והגדרת אזורי עבודה. כך ניתן לאפשר לכל קבוצת עובדים לדווח בדרך שמתאימה לה, כאשר הנתונים עצמם נשמרים במערכת המרכזית.
למה חשוב לקבל דיווח נוכחות בזמן אמת?
כאשר הנתונים מגיעים רק בסוף החודש, קשה יותר לטפל בבעיות.
אם עובד שכח לדווח בתחילת השבוע, ייתכן שרק כמה שבועות לאחר מכן מישהו יבחין בחוסר. בשלב הזה כבר קשה יותר לזכור מה בדיוק קרה.
כאשר דיווח נוכחות נקלט בזמן אמת, ניתן לזהות חוסרים וחריגות מוקדם יותר.
מנהלים יכולים לבדוק מי דיווח, באילו שעות והאם קיימים נתונים שדורשים בירור.
OK2GO מציגה אפשרות לקבלת נתוני נוכחות בזמן אמת ישירות למערכת וליישומי ניהול.
המטרה אינה שמנהל יבדוק כל עובד בכל רגע, אלא לתת לו גישה למידע עדכני כאשר הוא זקוק לו.
איך מנהלים כמה מחלקות בלי לחשוף לכולם את כל המידע?
בעסק גדול, לא כל מנהל צריך לראות את כל העובדים בארגון. מנהל מחלקה צריך בדרך כלל לצפות בעובדים שבאחריותו, בעוד שמנהל אחר מטפל בצוות שונה. לכן הרשאות הן חלק חשוב ממערכת נוכחות מרכזית.
לפי OK2GO, ניתן ליצור למנהלי מחלקות משתמשים עם הרשאות המתייחסות למחלקה שלהם, ובמקביל לאפשר להנהלת החברה לשלוט ברמת ההרשאות.
מבנה כזה מאפשר לרכז את כל הנתונים באותה מערכת ועדיין לשמור על חלוקה ניהולית ברורה.
במקום ליצור מערכת נפרדת לכל צוות, ניתן להגדיר מי רואה מה ומי רשאי לבצע פעולות שונות.
מה עושים עם עובדים שעוברים בין סניפים ואתרים?
עסק עם כמה סניפים עלול להיתקל במצב שבו עובד אינו משויך תמיד למקום אחד.
ייתכן שעובד יעבוד בסניף אחד ביום מסוים ובסניף אחר ביום הבא. בחברות שירות ותחזוקה העובד עשוי לעבור בין כמה אתרי לקוחות במהלך אותו יום. במקרה כזה, חשוב שהמערכת לא תתייחס רק לזהות העובד ולשעה, אלא גם תאפשר לנהל את הנתונים לפי מבנה העבודה של הארגון.
מערכת Clock2Go כוללת אפשרות להגדרת אזורי עבודה, וכן יכולות הקשורות לדיווחי עבודה, משימות ופרויקטים.
כאשר העסק זקוק לכך, אפשר להשתמש במידע הזה כדי ליצור תמונה מסודרת יותר של הפעילות בכל אתר.
איך ריכוז הנתונים מסייע להכנת השכר?
אחד המקומות שבהם פיזור הדיווחים מורגש במיוחד הוא לקראת הכנת השכר.
כאשר הנתונים מגיעים מכמה מקורות, צריך קודם לאחד אותם.
אם קיימים דיווחים חסרים, צריך להשלים אותם. אם קיימים פערים בין הרשומות, צריך לברר אותם. כאשר הכול נעשה ידנית, כל שלב מוסיף זמן ועבודה.
מערכת נוכחות מרכזית אינה מבטלת את הצורך בבקרה, אבל היא יכולה לצמצם את שלב איסוף המידע.
במקום להתחיל את תהליך השכר מחיפוש אחר נתונים, אפשר להתחיל ממערכת שבה הדיווחים כבר מרוכזים.
OK2GO מציינת כי המערכת שלה כוללת חיבור למערכות שכר, כחלק מתהליך ניהול נתוני הנוכחות.
לפני בחירת מערכת כדאי לבדוק כיצד המידע עובר לתוכנת השכר שבה העסק משתמש ומה נדרש כדי לבצע את החיבור בפועל.
למה חשוב לטפל בדיווחים חסרים באופן שוטף?
גם במערכת מסודרת עובדים יכולים לשכוח לדווח.
הבעיה אינה עצם הטעות אלא המועד שבו מגלים אותה.
אם עובד שכח לדווח יציאה אתמול, ניתן בדרך כלל לברר את הנושא בקלות יחסית. אם אותו דיווח מתגלה רק בסוף החודש, התהליך כבר מורכב יותר. לכן כדאי ליצור תהליך קבוע של טיפול בדיווחים חסרים.
מנהלים יכולים לבדוק חריגות בתדירות שמתאימה לארגון ולא לחכות לרגע שבו צריך להעביר את כל הנתונים לשכר.
בארגונים עם מספר מחלקות ניתן גם לחלק את האחריות בין המנהלים, כך שכל אחד מטפל בעובדים שתחת אחריותו.
איזה מידע מנהל באמת צריך לראות?
מערכת שמרכזת כמויות גדולות של מידע אינה בהכרח מערכת שקל לעבוד איתה.
מנהלים צריכים לקבל את המידע שרלוונטי לפעילות שלהם.
לדוגמה, מנהל עשוי לרצות לדעת מי התחיל את המשמרת, מי טרם דיווח, אילו דיווחים חסרים והאם קיימות חריגות שדורשות טיפול. לפי תיאור אפליקציית Clock2Go, ניתן להציג למנהלים תמונת מצב יומית ולספק אפשרויות כמו צפייה בדוחות וניהול מידע הקשור לעובדים.
בעת בחירת שעון נוכחות לעסק, כדאי לכן לבדוק לא רק איך העובד מדווח, אלא גם איך המנהל מקבל את המידע לאחר מכן.
איך מטמיעים מערכת אחת בלי לסבך את העובדים?
מערכת טובה מבחינה טכנולוגית עדיין יכולה להיכשל אם העובדים אינם יודעים להשתמש בה.
לכן הטמעה צריכה להתחיל בהגדרת תהליך פשוט. העובדים צריכים לדעת מתי מבצעים כניסה, מתי מבצעים יציאה, מה עושים אם שכחו לדווח ולאיזה גורם פונים במקרה של טעות.
אם בארגון קיימים כמה אמצעי דיווח, חשוב להבהיר מי משתמש בכל אחד מהם.
לדוגמה, אפשר להגדיר שעובדי משרד מדווחים באמצעות שעון באתר ואילו עובדי שטח משתמשים באפליקציה.
המטרה היא לא לתת לעובד כמה שיותר אפשרויות, אלא לתת לו דרך ברורה שמתאימה לאופן שבו הוא עובד.
מה חשוב לבדוק לפני שבוחרים שעון נוכחות לעסק?
לפני שבוחרים מערכת, כדאי למפות את סביבת העבודה בפועל. כמה עובדים יש בארגון? האם כולם נמצאים באותו מקום? האם קיימים עובדים בשטח? כמה סניפים או אתרים יש? מי צריך לצפות בנתונים? כיצד מתבצעת הכנת השכר?
לאחר מכן ניתן לבחון אילו אמצעי דיווח נדרשים. לעסק עם משרד אחד יכול להספיק פתרון שונה לחלוטין מזה של חברה שמפעילה מאות עובדים במספר אתרים. כדאי לבדוק גם האם ניתן לשלב אמצעי דיווח שונים, כיצד מוגדרות הרשאות המנהלים, כיצד מטפלים בדיווחים חסרים ואיך הנתונים עוברים לתהליכים אחרים בארגון.
מערכת אחת יוצרת מקור מידע ברור יותר
המטרה בריכוז דיווחי העובדים אינה רק לחסוך את הצורך בכמה קבצים.
כאשר כל דיווח נוכחות מגיע למערכת אחת, קל יותר ליצור תהליך עבודה אחיד.
העובדים יודעים כיצד לדווח. המנהלים יודעים היכן לבדוק את הנתונים. מחלקת השכר מקבלת מידע ממקור מסודר יותר, והעסק אינו צריך לחבר מחדש את התמונה בכל סוף חודש.
גם כאשר משתמשים בכמה אמצעי דיווח, אפשר לנהל אותם תחת מערכת מרכזית אחת.
עבור עסק שגדל, מעסיק עובדים בכמה אתרים או משלב בין עובדי משרד ושטח, זו נקודה חשובה במיוחד.
באתר OK2GO ניתן לקרוא בהרחבה על פתרונות שעון נוכחות לעסק, דיווח באפליקציה ואפשרויות נוספות לניהול שעות העובדים במערכת אחת.