ניהול נוכחות בחברות ניקיון ואבטחה: מה חשוב לדעת

בחברות ניקיון ואבטחה, ניהול הנוכחות מורכב יותר מאשר בעסק שבו כל העובדים מגיעים בכל בוקר למשרד אחד. העובדים מפוזרים בין אתרי לקוחות, בנייני משרדים, קניונים, מוסדות ואתרים נוספים, ולעיתים מתחילים ומסיימים את יום העבודה במקומות שונים. במצב כזה, חשוב לבנות תהליך שמאפשר לדווח שעות בצורה נוחה ובמקביל נותן למנהלים מידע מסודר לצורך בקרה וניהול.

אחד הפתרונות שיכולים להתאים למבנה עבודה כזה הוא שעון נוכחות אפליקציה, שמאפשר לבצע דיווח באמצעות הטלפון במקום להיות תלוי בשעון פיזי שנמצא בנקודה אחת. עם זאת, בחירת מערכת היא רק חלק מהתהליך. חשוב להבין אילו נתונים נדרשים, כיצד העובדים מדווחים ומה עושים כאשר עובד עובר בין מספר אתרים במהלך היום.

למה ניהול נוכחות בחברות ניקיון ואבטחה מורכב יותר?

האתגר המרכזי הוא פיזור העובדים. בחברת ניקיון, עובד אחד עשוי לעבוד בבניין משרדים בבוקר ובאתר אחר בהמשך היום. חברת אבטחה יכולה להפעיל מאבטחים ושומרים במספר רב של מוקדים, כאשר לכל אתר שעות פעילות ומשמרות שונות. במצב כזה, מנהל אינו תמיד נמצא פיזית ליד העובד כדי לדעת מתי התחילה המשמרת ומתי הסתיימה. לכך מצטרפים אתגרים נוספים כמו החלפת עובדים בין אתרים, משמרות לילה, עבודה בסופי שבוע, עובדים זמניים ושינויים בסידור העבודה. כאשר הדיווח מתבסס על הודעות, שיחות טלפון או רישומים ידניים, המידע עלול להגיע ממקורות שונים ולהצריך עבודה נוספת כדי לרכז אותו. לכן השאלה אינה רק איך העובד מדווח נוכחות, אלא איך יוצרים שיטה אחידה שמתאימה לארגון שבו העבודה מתרחשת במקומות רבים.

דיווח בזמן אמת במקום השלמת שעות בדיעבד

אחת הבעיות בניהול צוותים בשטח היא השלמת שעות לאחר שהמשמרת כבר הסתיימה.

כאשר עובד מתבקש בסוף השבוע או בסוף החודש להיזכר באיזו שעה הגיע לאתר מסוים, קל ליצור חוסר התאמה בין הדיווח לבין מה שהתרחש בפועל. דיווח בסמוך לתחילת העבודה ולסיומה מפחית את הצורך להסתמך על זיכרון.

זהו אחד היתרונות של אפליקציית שעון נוכחות עבור ארגונים שבהם העובדים אינם מגיעים לנקודת דיווח קבועה.

בפתרון של OK2GO ניתן לבצע דיווח נוכחות באמצעות הסמארטפון, והמערכת כוללת אפשרויות המבוססות על מיקום גיאוגרפי והגדרת אזורי עבודה. עבור חברת ניקיון או אבטחה, המשמעות היא שניתן להתאים את שיטת הדיווח למציאות שבה העובד נמצא באתר הלקוח ולא במשרד של המעסיק.

מיקום העובד יכול להיות חלק מתהליך הדיווח

כאשר לעסק יש עובדים בעשרות אתרים, עצם קבלת שעת הכניסה אינה תמיד מספיקה. המנהל עשוי להזדקק גם ליכולת להבין לאיזה אתר משויך הדיווח. למשל, אם עובד ניקיון אמור להתחיל משמרת בבניין מסוים, החברה צריכה לנהל את שעות העבודה ביחס לאתר שבו הוא משובץ. הדבר רלוונטי גם לחברות אבטחה שמפעילות עובדים בנקודות שמירה שונות. מערכות נוכחות מבוססות מיקום מאפשרות להתייחס גם למיקום שממנו מתבצע הדיווח.

במערכת OK2GO ניתן להגדיר אזורי עבודה לעובדים ואף לאכוף דיווח באזור עבודה מוגדר, בהתאם להגדרות הארגון. חשוב להשתמש ביכולות כאלה בהתאם לצורך האמיתי של העסק ובאופן שמתאים למדיניות הארגונית ולהוראות הדין הרלוונטיות.

למה שעון פיזי לא תמיד מספיק לעובדי שטח?

שעון נוכחות פיזי יכול להיות פתרון יעיל כאשר כל העובדים מגיעים לאותו מקום עבודה.

הקושי מתחיל כאשר לארגון יש מספר רב של אתרים. חברת ניקיון שמפעילה צוותים אצל לקוחות אינה יכולה בהכרח להתקין שעון בכל אתר. גם חברת אבטחה עשויה להפעיל עובדים באתרים שמשתנים בהתאם לחוזים, לפרויקטים ולסידורי העבודה. במקרים כאלה, תלות במכשיר פיזי בכל מקום יכולה להפוך את ניהול הדיווחים למסורבל.

פתרון של שעון נוכחות אפליקציה מאפשר להעביר את אמצעי הדיווח למכשיר שנמצא עם העובד. כך אין צורך שהעובד יחזור למשרד רק לצורך רישום נוכחות. גם OK2GO מציינת כי שעון פיזי עדיין יכול להתאים למקומות שבהם העובדים מגיעים לאתר קבוע, בעוד ששילוב עם אפליקציה יכול לתת מענה לעובדי שטח ולעובדים במיקומים משתנים.

איך מנהלים עובדים שעוברים בין מספר אתרים?

בחברות ניקיון ושירותים, יום העבודה לא תמיד מתחיל ונגמר אצל אותו לקוח. עובד יכול לסיים עבודה באתר אחד ולעבור לאחר. לכן חשוב להחליט מראש איזה מידע העסק צריך לקבל.

האם מספיק לדעת מתי יום העבודה התחיל והסתיים? האם יש צורך לשייך שעות לפרויקט או לאתר מסוים? האם העובד נדרש לדווח כאשר הוא עובר בין מקומות עבודה?

אין תשובה אחת שמתאימה לכל חברה.

ההחלטה צריכה להתבסס על מבנה העבודה, על תהליך השכר ועל המידע שהמנהלים צריכים כדי לבצע בקרה.

OK2GO מציעה במערכת כלים לדיווח על זמני עבודה, סטטוס משימות ופרויקטים וכן אפשרות להגדרת אזורי עבודה.

עבור ארגון שמפעיל עובדים במספר אתרים, יכולות כאלה יכולות לעזור ליצור קשר ברור יותר בין שעות העבודה לבין המקום או הפעילות שאליהם הן משתייכות.

סידורי עבודה ונוכחות צריכים לעבוד יחד

בחברות אבטחה וניקיון, סידור העבודה הוא חלק מרכזי מהפעילות היומיומית.

מנהל צריך לדעת מי אמור להגיע לכל אתר, באיזו שעה, מי מחליף עובד שנעדר ומתי מסתיימת כל משמרת.

לכן כדאי להימנע ממצב שבו סידור העבודה נמצא במערכת אחת ודיווחי הנוכחות מנוהלים בנפרד לחלוטין.

ככל שהמידע מפוזר ביותר מקומות, כך נדרשת יותר עבודה כדי להבין אם מה שתוכנן אכן התרחש בפועל.

לפי OK2GO, אפליקציית Clock2Go יכולה להתממשק למערכות סידורי עבודה ולהציג לעובדים מידע הקשור לסידור העבודה באפליקציה. בבחירת מערכת נוכחות כדאי לכן לבדוק לא רק כיצד העובד מדווח, אלא גם איך המערכת משתלבת בתהליכי התפעול שכבר קיימים בחברה.

אל תחכו לסוף החודש כדי לאתר דיווחים חסרים

בחברה עם מעט עובדים, השלמת דיווח אחד יכולה להיות עניין קטן.

בחברה שמפעילה מספר גדול של עובדי ניקיון או אבטחה, עשרות דיווחים חסרים עלולים להצטבר בתקופה קצרה.

אם הבקרה מתבצעת רק לקראת הכנת השכר, מנהלים נאלצים לחזור לאירועים שהתרחשו לפני שבועות ולברר מול העובדים מתי התחילו או סיימו משמרת. עדיף לאתר חוסרים מוקדם ככל האפשר.

כאשר מנהל מקבל תמונת מצב שוטפת, ניתן לזהות דיווח חסר בסמוך למשמרת ולטפל בו כשהמידע עדיין זמין לעובד ולמנהל האתר. מערכת נוכחות אינה מחליפה את תהליך הבקרה, אך היא יכולה להפוך את הנתונים לנגישים ומרוכזים יותר.

חשוב ליצור שיטת דיווח אחידה

טכנולוגיה לבדה אינה מספיקה. גם אם החברה משתמשת באפליקציה, כדאי לקבוע נוהל ברור שכל העובדים מכירים.

צריך להגדיר מתי מבצעים כניסה, מתי מבצעים יציאה, מה עושים במעבר בין אתרים, כיצד מדווחים במקרה של תקלה ומהו התהליך לתיקון דיווח שגוי. ככל שהכללים פשוטים ואחידים יותר, כך קל יותר להטמיע אותם בקרב צוותים גדולים.

בחברות שבהן קיימת תחלופת עובדים או קליטה שוטפת של עובדים חדשים, הדבר חשוב במיוחד. עובד חדש צריך להבין במהירות כיצד לדווח ולא להיות תלוי בכך שעובד אחר יסביר לו בעל פה את התהליך.

מה חשוב לבדוק כשבוחרים אפליקציית שעון נוכחות?

בחירת מערכת צריכה להתחיל באופי העבודה ולא ברשימת תכונות ארוכה.

לחברת ניקיון או אבטחה כדאי לשאול קודם כל איפה העובדים נמצאים במהלך היום וכיצד המנהלים צריכים להשתמש בנתונים. בין הנושאים שכדאי לבחון נמצאים אפשרות לדיווח ממספר אתרים, התאמה לעובדי שטח, הגדרת אזורי עבודה, ניהול משמרות, יכולות בקרה, טיפול בדיווחים חסרים והעברת הנתונים להמשך תהליך השכר.

כדאי לבחון גם את נוחות השימוש מצד העובד. מערכת שקשה להבין או דורשת תהליך ארוך בכל דיווח עלולה ליצור יותר בעיות מאלה שהיא אמורה לפתור. פתרון שעון נוכחות של OK2GO מאפשר דיווח ממגוון מכשירים, והחברה מציעה גם פתרונות המיועדים לעובדים שנמצאים מחוץ למשרד.

אפליקציה או פתרון משולב?

לא כל חברה חייבת לבחור בין שעון פיזי לבין אפליקציה.

לעיתים המבנה הנכון הוא שילוב. לדוגמה, עובדים שמגיעים למטה החברה יכולים להשתמש באמצעי דיווח קבוע, בעוד שעובדי ניקיון, מאבטחים ועובדי שטח ידווחו מרחוק.

השילוב יכול להיות רלוונטי במיוחד לחברות שמפעילות סוגים שונים של עובדים.

לכן כדאי להסתכל על מערכת הנוכחות כמכלול ולא רק על המכשיר שבאמצעותו מבוצעת הכניסה.

המטרה היא ליצור תהליך שמתאים לכל קבוצת עובדים ומרכז בסופו של דבר את המידע הנדרש לצורך ניהול ובקרה.

ניהול נוכחות נכון מתחיל בהתאמה לאופי השטח

בחברות ניקיון ואבטחה, העובדים הם חלק מכוח אדם נייד ומפוזר. לכן מערכת שנבנתה רק לעבודה ממשרד קבוע לא תמיד תיתן מענה לצרכים של הארגון. אפליקציית שעון נוכחות יכולה להתאים במיוחד כאשר עובדים מתחילים משמרת באתרי לקוחות, עוברים בין מספר מוקדים או אינם מגיעים למשרד במהלך יום העבודה.

עם זאת, חשוב להגדיר מראש כיצד מדווחים, אילו נתונים נדרשים, כיצד מטפלים בחריגות ומי אחראי לבקרה.

חברה שבונה תהליך אחיד ומבצעת בקרה שוטפת יכולה להפחית את התלות בדיווחים ידניים ולהגיע לשלב הכנת השכר עם מידע מסודר יותר.

באתר OK2GO ניתן לקרוא על פתרונות שעון נוכחות אפליקציה ודיווח נוכחות לעובדי שטח, ולבחון אילו אפשרויות מתאימות למבנה העבודה של החברה.