בארגון שלכם יש יועצים וספקים שעובדים לפי שעות?
בארגון שלכם יש יועצים וספקים אשר עובדים לפי שעות? כדי שתעברו טוב על הכתבה המעמיקה שלנו!
כמעט בכל עסק בינוני וגדול יש מגוון נותני שירותים שעובדים לפי שעות. זה יכול להיות יועצים ,פרילנסרים, נותני שירותים בתחום אבטחה ,פרוייקטים, תמיכה ניקיון וכו.
הבעיה שעולה בד"כ במקרים אלו איך מנהלים את שעות העבודה שלהם?
התשלום פר שעה בדכ הוא גבוה ויכול לנועה בין 60-500 שקלים בממוצע. עובדים אלו לא שייכים למערכות הנוכחות בארגון ונדרש פתרון אמין ושקוף שיוכלו לדווח בו, כך שבסוף החודש יהיה קל לחתום על החשבונית ולבקר אותה.
לפני כ - 5 - 6 שנים התחלנו במשרד ממשלתי גדול מתן שירות ליועצים של אותו משרד - שעון נוכחות סלולארי מבוסס מיקום.
האתגרים היו:
- להוריד את העבודה הידנית
- לקבל דוחות אמינים יותר בצורה דיגיטלית
- לחבר את היועצים למערכת ולפשט גם להם את החיים בסוף החודש
- לייצר ממשק גו כיווני לפתיחה וסגירה אוטומטית של יועצים במערכת
- לייצר אמינות למערכת הדיווח ולדאוג שישלמו על שעות נכונות שדווחו בזמן אמת ולא בדיעבד.
כיום מדווחים מאות יועצים במשרדים שונים דיווח נוכחות סלולארי מבוסס מיקום באמצעות חברת פלאפון בין בכוכבית 006 והן באפליקציה.
במסגרת זאת בנינו ממשק דו כיווני לפתיחת וסגירת עובדים וכן ממשק יומי להעברת הדיווחים בין מערכותיו למערכות הארגון.
בפעילות זאת
- כל יועץ נדרש לדווח בזמן אמת על שעות עבודתו בפרוייקט.
- לחשבונית מוצמד דוח זה ובלעדיו אין אישור לתשלום.
- כל דיווח בדיעבד נדרש לקבל הסבר -אנו משתדלים כמובן למנוע זאת.
הלקוח ששמו לא ניתן לפרסום מספר המערכת אפשרה לנו:
- לשלם בצורה שקופה ואמינה יותר
- לשלם רק על שעות שדווחו (שעות אמיתיות יותר שעדיפות על שעות בדיעבד שהם עגולות) עם בקרה וסדר שהיו חסרים לנו
- בקרת המיקום מאפשר לנו לבצע עוד בדיקות ואו לבדוק היכן היועץ דיווח במקרים בהם זה רלוונטי.
- אין ספק שמעצם כניסת המערכת וביצוע הבקרה נחסכו לא מעט שעות ובעיקר התפוקות גדלו והאפשרות לאשר את החשבונות נהייתה שקופה וקלה יותר .
- ברצוננו להודות על התהליך ואנו ממליצים לכל משרד/עסק להכניס יועצים ופרילנסרים לשיטת הדיווח הממוכנת.
בעקבות פעילות זאת הצטרפו גם מספר רשויות מקומיות, משרדים נוספים , ולקוחות עסקיים גדולים גם לתהליך
להצטרפות ניתן לפנות אלינו בכל עת! ניתן גם למצוא מידע נוסף על אפליקציית שעון נוכחות שלנו!
הכותב הינו מנכל ובעלים של חברת ok2go המתחמה מזה למעלה מ 20 שנה באיסוף דיווחי שעות עבודה, משימות ופרוייקטים בזמן אמת ועל פי מיקום המכשיר בזמן הדיווח.